Kita menjalani kehidupan 24 jam sehari. Tetapi, pernahkah anda merasakan tidak cukup masa untuk menyelesaikan segala tugasan harian?
Lebih memeningkan kepala dan mendatangkan stres, tugasan yang tidak sempat diselesaikan atau anda terlepas pandang adalah tugasan yang paling penting. Walhal to-do-list sudahpun ada anda sediakan.
Bagaimana caranya untuk meningkatkan produktiviti anda dan membantu anda melaksanakan tugasan mengikut keutamaan?
Teknik time blocking adalah satu kaedah pengurusan masa yang berkesan untuk membantu anda. Ia boleh digunakan oleh semua individu termasuk pelajar, guru, pekerja, bahkan suri rumah juga.
Apakah itu Time Blocking?
Time blocking adalah teknik pengurusan masa yang melibatkan penjadualan hari anda ke dalam blok masa tertentu yang dikhaskan untuk tugas atau aktiviti yang berbeza, tanpa melibatkan sebarang gangguan sepanjang tempoh masa tersebut.
Contoh format penjadualan menggunakan teknik ini adalah seperti yang berikut:
Pekerja Syarikat Perniagaan
8:00 pagi – 9:00 pagi: Membalas e-mel
9:00 pagi – 10:30 pagi: Penyelidikan dan perancangan Projek A
10:30 pagi – 11:00 pagi: Rehat
Pelajar Sekolah
8:00 pagi – 10:30 pagi : Bersarapan, bersenam dan selesaikan kerja harian
10:30 pagi – 12:30 tengahari: Ulangkaji subjek Matematik dan buat latihan
12:30 tengahari – 1:30 tengahari: Rehat makan tengahari
Suri Rumah
7:00 pagi – 8:30 pagi : Bersarapan, rutin pagi dan hantar anak ke sekolah
8:30 pagi – 11:00 pagi: Selesaikan kerja-kerja rumah
11:00 pagi– 12:30 tengahari: Memasak sajian makan tengahari
Dengan menggunakan pendekatan ini, hari anda akan lebih teratur tanpa tekanan yang berlebihan.
Tips Melaksanakan Time Blocking
Berikut ialah beberapa tips untuk melaksanakan kaedah time blocking dengan berkesan:
1. Tetapkan Matlamat dan Keutamaan Yang Jelas
– Mulakan dengan mengenal pasti matlamat dan tugas paling penting anda untuk hari atau minggu tersebut.
– Mengutamakan tugas berdasarkan kepentingan dan seberapa segera ia perlu diselesaikan.
2. Gunakan Planner atau Kalendar
– Gunakan kalendar digital, planner book atau aplikasi telefon pintar untuk menjadualkan hari anda.
– Pastikan alat pilihan anda mudah diakses dan mudah untuk anda.
3. Buat Blok Tetap
– Wujudkan blok tetap untuk aktiviti berulang, seperti waktu kerja biasa, makan, senaman dan tidur.
– Berpegang pada blok tetap ini sekonsisten mungkin untuk mewujudkan rutin.
4. Hadkan Tugas
– Fokus pada satu tugas dalam setiap blok masa untuk memaksimumkan produktiviti dan keberkesanan.
– Tugasan yang bercampur boleh mengurangkan kecekapan anda dan meningkatkan tekanan.
5. Tugasan Serupa Sekelompok
– Kumpulkan tugasan yang serupa bersama-sama dalam blok masa yang sama. Contohnya, balas e-mel, buat panggilan telefon atau selesaikan kerja pentadbiran dalam blok masa yang sama.
– Ini meminimumkan penukaran konteks dan meningkatkan tumpuan.
6. Gunakan Label Deskriptif
– Labelkan blok masa anda dengan tajuk yang jelas dan deskriptif, seperti “Penyelidikan Projek A” atau “Ulangkaji subjek Sains”.
– Ini memudahkan anda memahami jadual anda dengan pantas.
7. Tetapkan Jangkaan Realistik
– Elakkan membebankan jadual anda dengan terlalu banyak tugas atau matlamat yang tidak realistik.
– Pastikan ia adalah perkara yang boleh anda capai dalam jangka masa tertentu.
8. Rehat Seketika
– Menggabungkan teknik pengurusan masa seperti bekerja selama 25 minit, kemudian berehat 5 minit dalam blok masa anda untuk mengekalkan fokus dan mengelakkan keletihan.
9. Peruntukkan Me Time
– Peruntukkan blok masa untuk aktiviti peribadi dan penjagaan diri, seperti senaman, bersantai dan masa bersama keluarga.
– Utamakan penjagaan diri untuk mengekalkan work-life balance yang sihat.
10. Berpegang pada Jadual Anda
– Hormati blok masa anda dan cuba menahan keinginan untuk menyimpang daripada jadual yang disediakan melainkan ia benar-benar perlu.
– Kekal berdisiplin dan elakkan gangguan semasa tempoh kerja. Fokus!
Ingat bahawa time blocking ini mungkin memerlukan latihan dan pelarasan bagi memenuhi keperluan dan keutamaan anda. Semak jadual time blocking anda secara berkala untuk menilai sejauh mana anda berjaya mengurus masa anda dengan baik.
